ويرايش سوم راهنمايPMBOK، منشور پروژه را به عنوان «سندي» تعريف مي‌كند«كه توسط طراح يا حامي پروژه انتشار يافته و به طور رسمي موجوديت پروژه را تصويب و اختيار به كارگيري منابع سازماني را در جهت انجام فعاليتهاي پروژه، به مدير پروژه واگذار مي‌كند PMBOK» . سال 2004، صفحه 368 . واژه كليدي در اين تعريف، «اختيار» است. منشور، به پروژه موجوديت و اعتبار مي بخشد و مدير پروژه را داراي مجوز و اختيار قانوني مي‌كند.

راهنماي PMBOK فهرست اطلاعات خاصي را كه بايد به طور مستقيم يا با استفاده از منابع ديگر در منشور درج شود، بيان مي‌كند. اين اطلاعات عبارتند از:

- نيازها و الزامات

-نيازهاي كسب و كار

-جدول زمان‌بندي كلي

-پيش‌فرضها و محدوديتها

-وضعيت كسب و كار، شامل بازده سرمايه‌گذاري

ممكن است كلمه «سند» در تعريف منشور پروژه و يا فهرست اطلاعات مشخصي كه كتاب PMBOK براي وارد كردن در منشور پروژه ارائه داده است، باعث برداشت اشتباه برخي از مديران پروژه شود. آنها مي‌ترسند كه اگر در تنظيم منشور پروژه از قالبي از پيش تعيين‌شده و عناويني مشخص استفاده نكنند، ديگر آن سند به عنوان منشور پروژه قابل مراجعه نباشد. در حالي كه راهنماي PMBOK استفاده از هيچ قالب مشخصي را براي اين سند الزامي نساخته است و منشورهاي پروژه مي‌توانند فر‌م‌هاي مختلفي داشته باشند. شكل ظاهري منشور حتي مي‌تواند به صورت يك ايميل يا يادداشتي كوتاه و معمولي هم باشد.

برداشتهاي اشتباه و رايج در مورد منشورها

اصطلاح «منشور پروژه» اغلب به اشتباه فهميده مي‌شود. مديران پروژه كم‌تجربه‌تر، معمولاً اعتقاد دارند كه منشور بايد سندي بسيار رسمي باشد. خود كلمه «منشور» به تنهايي، در زبان انگليسي به عنوان معادلي براي قراردادها يا اسناد اجرايي و اغلب اسناد مربوط به تأسيس شهرها، مؤسسات آموزشي و يا حتي مجموعه‌هاي دولتي به كار مي‌رود. به طور سنتي، منشور سندي رسمي و قانوني است. منشورهاي سنتي مي‌توانند بسيار ساده و مختصر باشند، اما افراد كمي داراي چنين نگرشي در مورد آنها هستند.

اما منشور پروژه، مفهومي كاملاً متفاوت است كه نوعاً توسط وكيل آماده نمي‌شود و ممكن است داراي هيچ‌گونه بار حقوقي نباشد. منشور پروژه تنها مجوزي است براي انجام مجموعه تلاشها در يك دوره زماني مشخص.

اين برداشتهاي اشتباه باعث شده‌ كه بسياري از مديران پروژه با وجود داشتن منشور، از تشخيص آن ناتوان باشند. دلايلي كه اين مديران پروژه در توضيح نداشتن منشور يا ناتواني خود در تنظيم منشور به آنها استناد مي‌كنند، عمدتاً مي‌تواند شامل موارد زير با‌شد:

سندي وجود ندارد كه به تنهايي شامل تمام اطلاعات مربوط به اعطاي مجوز، نام پروژه، نيازها و الزامات كسب‌وكار و نام مدير پروژه باشد

·        ما سندي با تمام اطلاعات صحيح در اختيار داريم، اما اين سند توسط حامي پروژه نوشته نشده است

·    رئيس من فقط مسؤوليت انجام كار را به من واگذار كرده و پس از آن تمام اسنادي را كه براي آغاز پروژه به آنها نياز دارم براي من ايميل كرده است. من منشوري ندارم

·    ما هنوز به مرحله تهيه و جمع‌آوري نيازها و الزامات نرسيديم، پس چگونه مي‌توانيم در اين مرحله منشور داشته باشيم؟ ما نيازها و الزامات خود را نمي‌شناسيم

هميشه نبايد يك سند داشته باشيم

دستور، در اين شركتها، مجوز استفاده از منابع سازماني را به افراد مشخصي اعطاء مي‌كند. امضاي مشتري در پاي سند، اجازه و اختيار را از طرف مشتري به شركت مشاور منتقل مي‌كند و امضاي مقابل از طرف مسئول يا گروه مشاوره نيز اجراي توافق‌نامه را براي مشاور الزام‌آور مي‌سازد.

حاميان پروژه‌ها معمولاً مديران اجرايي ارشد هستند كه اوقات آزاد آنان كم و محدود است. به همين دليل، انتظار نگارش و ارائه منشور كامل پروژه از طرف آنان، حتي در سازماني پروژه‌محور، شايد غيرمعقول و ناممكن باشد. مديران اجرايي ارشد معمولاً هنگام تنظيم پيامهاي مهم، از تندنويس يا كساني كه توانايي مكتوب كردن سخنان را دارند، استفاده مي‌كنند. مدير پروژه بايد خود را براي ايفاي اين نقش، يعني تنظيم پيش‌نويس و حتي نسخه نهايي منشور آماده كند.

نوشتن منشور توسط حاميان پروژه، بخصوص براي پروژه‌هايي كه حاميان آن را كميته يا مجموعه‌اي از افراد تشكيل مي‌دهند، غيرعملي است. نوعاً در اين شرايط، مدير پروژه يا يكي از حاميان به نوشتن سند اقدام كرده و ديگران آن را تأييد مي‌كنند.

نگارش منشور به منظور انتشار منشور در ابتدايي‌ترين نقطه پروژه، نويسنده منشور بايد آن را تنها بر اساس بخشي از اطلاعاتي كه در همان ابتدا در دسترس دارد، تهيه كند. راهنماي PMBOK، گنجاندن «نيازها و الزامات»، «‌زمان‌بندي»، و «بودجه» را در منشور توصيه كرده است، اما ارائه اطلاعات دقيق از هركدام از اين اطلاعات در آغاز پروژه غيرممكن خواهد بود. در اينجا بايد منشور را بر اساس اطلاعات محدود و موجودي كه در دسترس است، آماده كرد.

در مقايسه با تجزيه و تحليل دقيق نيازها و الزامات، منشور ضرورتاً توضيح بسيار كمتري ارائه خواهد داد. به طور مشخص، مديران پروژه‌هاي فناوري اطلاعات از برداشتهاي اشتباه در مورد اصطلاح «نيازها و الزامات» رنج مي‌برند. شكايات بسياري مبني بر پايين بودن كيفيت پروژه‌هاي IT در هنگام تحويل وجود داشته است، بنابراين متخصصان طراحي نرم‌افزار به متخصصان IT اصرار مي‌كنند كه قبل از انجام هرگونه طراحي يا برنامه‌نويسي، نيازها و الزامات را به طور كامل و دقيق درك كنند. مديران پروژ IT ؟ نبايد از اين توصيه به عنوان توجيهي براي اجتناب از مستندسازي سريع شرايط و نيازمنديهاي كسب‌وكار استفاده كنند. يك منشور خوب مي‌تواند شامل اطلاعات با اهميت و سطح بالايي در بارة نيازها و الزامات باشد. اطلاعاتي كه به واقع مي‌توانند در هدايت و تعيين مسير تمركز در مرحله تنظيم دقيق نيازها و الزامات، نقش مؤثري ايفا نمايند.

احتمال دارد كه نيازها و الزامات پروژه كاملاً ناشناخته بوده و تنظيم منشور براي تمامي ابعاد آن غيرممكن باشد. هميشه امكان دارد كه براي اولين مرحله پروژه، تنها برخي از نيازهاي كسب و كار تعريف شده باشد. مراحل بعدي پروژه مي‌توانند نيازها و الزامات ملموستر و مشخصتر پروژه را شناسايي كرده و منشور پروژه را اصلاح كنند.

منشورهاي جزئي براي پروژه

منشور در مرحله آغاز پروژه و قبل از تعيين منابع اصلي تنظيم مي‌شود. منشور اولي پروژه نوعاً بايد كوتاه، شايد در حد چند صفحه، باشد. تا زماني كه مفهوم اصلي اين منشورها تأييد واضح و صريح صلاحيت پروژه و مدير پروژه باشد، مي‌توانند حتي كمتر از يك صفحه نيز باشند.

در پروژهاي ديگري كه داراي مديران فرعي يا گروههاي رهبري جداگانه نيستند، در آغاز يا پايان هر يك از مراحل پروژه، حامي ممكن است، بخواهد در منشور پروژه تجديد نظر و يا منشور جديدي را با مجوزهاي جديد صادر و تأييد كند. اين زمانه فرصتهاي مناسبي براي بازبيني منشور در اختيار حامي قرار مي‌دهد. منشور اوليه ممكن است داراي چشم‌انداز يا تعريف محدودي باشد.
شكل منشورهاي به‌روزشده پروژه ممكن است با منشور اوليه پروژه تفاوت زيادي داشته باشند. آنها ممكن است حاوي طرحهاي دقيق و جزئي‌تري از كار، بودجه‌ها، فهرست مشخص اجزاي قابل عرضه و موارد ديگر باشند. اين منشورهاي به‌روزشده ممكن است داراي صفحات بسياري بوده و شامل تمام عناصر طرح جزئي پروژه باشند. گاهي اوقات تنظيم طرح و برنامه‌ريزي براي گام بعدي پروژه، يكي از اجزاي نهايي قابل عرضه در مرحله اي از پروژه محسوب مي‌شود.

منشور پروژه يكي از ايده آل ترين ابزارها براي بررسي نقادانه همسويي يا ناهمسويي پروژه با استراتژي سازماني و ميزان حمايت پروژه از اين استراتژي است. اگر پروژه واقعاً با استراتژي سازماني همراستا نباشد، منشور بهترين فرصت براي متوقف كردن پروژه قبل از اتلاف منابع خواهد بود. اگر مديران پروژه همواره پروژه‌هاي ناهماهنگ را قبل از شروع متوقف مي‌كردند، امروز با پروژه‌هاي شكست‌خورده بسيار كمتري مواجه بوديم.

منشور كوتاه است اما بايد حاوي نيازها و الزامات و اهداف كسب و كار باشد. يعني در منشور، جزئيات اجرايي هنوزكاملاً تعريف نشده‌اند. استراتژي سازماني نيز دقيقاً در اين سطح عمل مي‌كند: مشخص كردن نيازها و الزامات و اهداف كسب و كار، بدون جزئيات اجرايي.
افراد مي‌توانند به سرعت منشور پروژه را با مسيرحركت، طرح كسب وكار و يا سند مربوط به استراتژي مقايسه و تعيين كنند كه آنها باهم سازگار و هماهنگ هستند يا نه. منشور، قصد و هدف كسب و كار را به صورت خالص و محض بيان مي‌كند. پيش‌نويس كردن منشور، فرصتي استثنايي براي هم‌راستا كردن كامل پروژه با اهداف كلي كسب و كار است.

برخي از مسؤولان اجرايي پروژه‌ها بدون بررسي دقيق و درك از روند و فرايند انتخاب پروژه، دستور به آغاز آن مي دهند و اين موضوع باعث شكايت برخي مديران پروژه از اين امر مي شود. آنها مي‌خواهند كه اين مسئولان اجرايي، قبل از شروع كار اين پروژه‌ها، با مديران پروژه براي آگاه شدن از نظر آنها و انجام درست كار مذاكره كنند.

حقيقت اين است كه اين مسئولان اجرايي با مديران پروژه مذاكره مي‌كنند.

آنها زماني با مديران پروژه مذاكره مي‌كنند كه مي‌خواهند وظايف را تعيين كنند و يا منشور پروژه را ارائه دهند. بسياري از مديران پروژه، آمادگي بهره‌برداري از اين فرصت كوتاه را براي مشاركت در استراتژي سازماني ندارند.

مدير پروژه بايد در زمان واگذاري پروژه، بدون اتلاف وقت، سؤالاتي بنيادي را مطرح كند. اگر رابطه پروژه با استراتژي سازماني نامشخص باشد، زمان پرسيدن اين سؤالات در طول انجام كار خواهد بود. اگر اين رابطه مشخص باشد، منشور وسيله‌اي براي مستندسازي دقيق و روشن فرضيات و گرفتن تأييد حامي مبني بر درست بودن آنها خواهد بود. اگر زماني كه مدير پروژه تعيين مي‌شود، پروژه در حال انجام باشد، تأييد مجدد منشور موجود يا نوشتن نسخه‌اي جديد از آن، راهي فوق‌العاده براي مدير جديد پروژه به منظور جا انداختن و باورپذير كردن موقعيت خود خواهد بود.

مدير پروژه به عنوان مؤلف (يا حداقل نگارنده) منشور

سپردن تأليف منشور به فردي ديگر، در واقع سپردن پيشرفت، بازاريابي و مسير پروژه به آن فرد است. بهترين حاميان مي‌توانند بخوبي از عهده ايفاي اين نقشها بر‌آيند، اما همه آن‌ها اين توانايي را دارا نيستند. بسياري از مديران پروژه به اين دليل دچار سرخوردگي و نااميدي مي‌شوند كه حامي پروژه آنها، منشور را به صورت شفاف تنظيم نمي‌كند.

در برخي موارد، ممكن است حامي پروژه نتواند يا نخواهد پيش‌نويس منشور را تأييد كند. حاميان پروژه ممكن است خواستار تغييرات پي در پي باشند، يا اين كه با تأييد منشور مخالفت كنند. تمايل نداشتن براي تأييد سند نشانه درك اشتباه، نبود پشتيباني و يا حتي مواردي بدتر از اينهاست. مدير حرفه‌اي پروژه بايد تا زمان حل شدن مشكل، كار را متوقف كند. ادامه پروژه بدون هيچگونه تفويض اختيار يا تعريفي مشخص از كار، به فاجعه ختم مي‌شود.

براي درك مناسب‌تر موضوع، يك نمونه منشور پروژه كه با توجه به طبيعت و نيازمنديهاي موجود در كشورمان تهيه شده است، ارائه مي‌شود. اين نمونه در دو قسمت تنظيم و ارائه شده است. قسمت اول نگاهي اجمالي به كل پروژه و تعريف و واژگان كليدي مي اندازد و قسمت دوم راهكارهاي رسيدن به اهداف كليدي پروژه را مطرح مي‌كند. لازم به ذكر است كه در ارائه اين نمونه، به دليل رعايت اختصار، تنها به ذكر عنوان وار محتويات بسنده شده است.

بخش اول – اطلاعات كلي و شرح اجمالي از پروژه

الف – تاريخچه

ب – تعريف منشور پروژه در اين سند

پ – تعريف پروژه (عقد قرارداد) و جايگاه آن

ت – ذي‌نفعان پروژه شامل سفارش دهنده و مشتريان اصلي، حامي و وظايف او و مدير پروژه.

ث – هدف اصلي پروژه

ج – محدوده پروژه

چ – نيازها، الزامات و معيارهاي پذيرش سفارش دهنده پروژه

ح – موارد مبهم براي عقد قرارداد

خ – نقشها و مسئوليتها

بخش دوم – راهكارهاي دست‌يابي به اهداف پروژه

الف – سازماندهي تيم پروژه

ب – تهيه و تصويب نمودار سازماني تيم عقد قرارداد

پ – روشها و راهكارهاي ويژه اين پروژه

ت – وابستگيها

ث – برنامه هاي پشتيباني

ج – مديريت ريسك (ماتريس شناسايي ريسك و اقدامات لازم براي پوشش ريسك‌ها)

چ – زمان

ح – هزينه ها و جريان نقدي پروژه.

نظرات شما عزیزان:

نام :

آدرس ایمیل:

وب سایت/بلاگ :

متن پیام:

نظر خصوصی

 کد را وارد نمایید:

 

 

 

عکس شما

آپلود عکس دلخواه: